Perluasan, Pengurangan, Pembekuan, Penghentian dan Transfer Sertifikat serta Perubahan yang Mempengaruhi Persyaratan Sertifikasi

PERLUASAN LINGKUP SERTIFIKASI KLIEN

1. Jika klien yang telah memiliki Sertifikat Produk bermaksud untuk memperluas lingkup sertifikasi produknya untuk mencakup produk tambahan (penambahan merek, tipe, jenis, atau produk) maka klien dapat mengajukan permohonan perluasan lingkup sertifikasi produk. Permohonan perluasan lingkup sertifikasi produk (penambahan merek, tipe, jenis, atau produk) terhadap klien baru, apabila diajukan dalam kurun waktu kurang dari enam bulan setelah terbit sertifikat produk, maka akan dilakukan pengambilan contoh saja. Sedangkan permohonan perluasan lingkup bagi klien lama, apabila diajukan dalam kurun waktu tidak lebih dari enam bulan sejak tanggal audit terakhir, hanya akan dilakukan pengambilan contoh saja. Untuk perluasan produk, pengambilan contoh dilakukan bersamaan dengan audit tahap 2 terkait perluasan produk. PT. Penilai Standar Nasional akan melakukan audit dan atau pengujian tambahan terhadap bagian yang tidak dicakup sebelumnya. Keputusan pemberian / penolakan perluasan lingkup sertifikasi dilakukan melalui proses tinjauan sertifikasi
2. Selanjutnya Sertifikat Produk yang baru diterbitkan, menggantikan sertifikat sebelumnya. Dalam hal ini sertifikat yang digantikan menjadi kadaluarsa dan harus dikembalikan oleh klien kepada PT. Penilai Standar Nasional bersamaan dengan pengembalian Sertifikat Produk penggantinya. Masa berlaku Sertifikat Produk yang baru mengikuti masa berlaku Sertifikat Produk yang digantikan.

PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI

Jika klien bermaksud mengurangi lingkup sertifikasi, maka klien harus memberitahukan ke PT. Penilai Standar Nasional dengan mengembalikan sertifikat aslinya. PT. Penilai Standar Nasional mengganti sertifikatnya sesuai lingkup yang dikurangi. Masa berlaku Sertifikat Produk yang baru mengikuti masa berlaku Sertifikat Produk yang digantikan.

PENANGGUHAN ( PEMBEKUAN SEMENTARA ) SERTIFIKAT PRODUK

1. Sertifikat Produk dapat ditangguhkan untuk jangka waktu tertentu oleh PT. Penilai Standar Nasional. Sertifikasi Produk apabila terjadi antara lain seperti berikut ini :

• Klien melakukan perubahan yang menimbulkan ketidaksesuaian terhadap ketentuan sertiikasi produk.
• Hasil surveilan menunjukkan bahwa kesesuaian produk terhadap ketentuan standar yang diacu tidak dapat dipertahankan dan tidak dapat diatasi dalam jangka waktu yang ditentukan.
• Surveilan tidak dapat dilakukan setelah diberikan surat peringatan.
• Penyalahgunaa Sertifikat Produk dan atau Tanda Kesesuaian yang tidak segera diatasi oleh klien dengan melakukan tindakan / koreksi perbaikan yang tepat.
• Pengaduan terhadap klien pemegang Sertifikat Produk yang dapat dibuktikan penyimpangannya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi Produk.
• Penyimpangan lainnya terhadap Ketentuan dan Tata Cara Sertifikasi Produk.

1. Pemberitahuan tentang penangguhan Sertifikat Produk disampaikan oleh PT. Penilai Standar Nasional kepada klien yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara. Klien diberi kesempatan untuk melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
2. Jika kondisi sebagaimana dimaksud pada butir 21.a telah dipenuhi maka PT. Penilai Standar Nasional akan memberlakukan kembali sertifikat Produk dan PT. Penilai Standar Nasional memberitahukan secara tertulis kepada klien yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara.
3. Jika kondisi sebagaimana dimaksud pada butir 21.a tidak dapat dipenuhi maka PT. Penilai Standar Nasional akan mencabut / menarik Sertifikat Produk dan PT. Penilai Standar Nasional memberitahukan secara tertulis kepada klien yang bersangkutan.

PENCABUTAN / PENARIKAN SERTIFIKAT PRODUK

1. Sertifikat Produk dapat dicabut / ditarik apabila terjadi antara lain seperti berikut ini :
2. Tindakan koreksi / perbaikan yang diambil oleh klien tidak memadai dalam kasus penangguhan sertifikat
3. Klien yang tidak memenuhi kewajiban pembayaran biyaya Sertifikat Produk dalam masa penangguhan kepada PT. Penilai Standar Nasional.
4. Pemberitahuan tentang pencabutan Sertifikat Produk disampaikan oleh PT. Penilai Standar Nasional kepada klien yang bersangkutan melalui pengiriman surat tercatat tercatat atau dengan menggunakan cara yang setara.
5. Klien yang bersangkutan dapat mengajukan banding terhadap keputusan PT. Penilai Standar Nasional tentang pencabutan sertifikatnya.
6. Biaya sertifikat tidak dapat dikembalikan dan pencabutan Sertifikat Produk akan dipublikasikan oleh PT. Penilai Standar Nasional.
7. Klien yang sertifikat Produk-nya dicabut/ditarik, tidak berhak lagi menggunakan Sertifikat Produk dan Tanda Kesesuaian dan PT. Penilai Standar Nasional akan melaporkan kepada instansi teknis terkait yang berwajib untuk memproses sesuai Undang-Undang yang berlaku.

PEMBERITAHUAN PERUBAHAN

1. Klien harus segera memberitahukan PT. Penilai Standar Nasional mengenai setiap rencana perubahan yang berkaitan dengan produk yang telah disertifikasi, yang meliputi :
2. Perubahan desain, proses produksi (peralatan, fasilitas, lingkungan kerja atau sumber daya lainnya), system manajemen mutu, komponen atau input produksi yang dipergunakan.
3. Perubahan Izin Usaha Industri, status legal (akte prusahaan, alamat perusahaan, penanggung jawab perusahaan) atau izin merk.
4. Perubahan lainnya terkait dengan penghubung (nama, alamat, telp, faks, dan atau email).
5. PT. Penilai Standar Nasional akan menentukan apakah perubahan yang dilakukan klien dapat mempengaruhi kemampuan klien, atau ruang lingkup Sertifikat Produk, atau kesesuaian dengan persyaratan Sertifikat Produk yang berakibat ketidaksesuaian terhadap ketentuan standar yang diacu sehingga memerlukan penilaian ulang. Penilaian ulang dapat dibatasi pada hal-hal yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian berdasarkan perbandingan dan analisa perubahan terhadap kondisi pada saat Sertifikat Produk diterbitkan.

PERUBAHAN PERATURAN SISTEM SERTIFIKASI PRODUK DAN TRANSFER SERTIFIKAT

1. Dalam hal terjadi perubahan terhadap persyaratan Sertifikasi Produk, PT. Penilai Standar Nasional harus :
2. Menetapkan tanggal efektif bagi perubahan dan memberikan tenggang waktu mengacu pada ketentuan teknis regulator. Klien yang telah memiliki Sertifikat Produk menerapkan perubahan tersebut; dan
3. Secara formal memberitahukan kepada seluruh klien yang telah memiliki Sertifikat Produk mengenai persyaratan baru, tanggal efektif berlakunya persyaratan baru dan tindakan yang harus dilakukan oleh klien tersebut.
4. PT. Penilai Standar Nasional akan memberitahukan Informasi Perubahan di dalam surat yang di tujukan kepada seluruh klien sesuai dengan lingkup produk apabila adanya perubahan terhadap Peraturan Pemerintah seperti SNI baru maupun Keputusan Perindustrian terhadap suatu lingkup. Update informasi ini akan terlampir pada website Lspro PT. PSN yaitu www.penilaistandarnasional.com
5. PT. Penilai Standar Nasional melakukan verifikasi terhadap semua klien yang telah mendapatkan Sertifikat produk yang terkait dengan perubahan system.
6. Kegagalan untuk melakukan persyaratan yang disyaratkan sampai batas waktu tanggal efektif berlakunya yang ditetapkan untuk penerapan perubahan, dapat mengakibatkan penangguhan atau pencabutan atau pembatalan.
7. Apabila ada perubahan yang mempengaruhi kegiatan sertifikasi dan memerlukan adanya pemindahan (transfer) sertifikasi klien maka dilakukan sesuai dengan KAN K.08-12

TRANSFER SERTIFIKAT

1. Transfer sertifikat merupakan pengalihan sertifikat SNI yang masih berlaku kepada LSPro lain (LSPro penerima).
2. Transfer sertifikat dilaksanakan apabila:
   1. Status dan/atau ruang lingkup akreditasi LSPro PT. Penilai Standar Nasional telah kadaluarsa (expired) dan LSPro PT. Penilai Standar Nasional tidak sedang dalam proses akreditasi ulang.
   2. LSPro PT. Penilai Standar Nasional tidak memperpanjang atau dicabut status akreditasinya dan tidak ada proses banding yang diajukan.
   3. Pemohon berkeinginan untuk menggunakan LSPro lain.
   4. Lembaga sertifikasi untuk produk yang diregulasi (diberlakukan wajib), tidak lagi ditunjuk atau dicabut penunjukannya oleh regulator terkait skema yang dioperasikan.
   5. Peraturan yang diterbitkan oleh regulator (contoh: Kementerian Perindustrian, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, dll).
   6. Transfer sertifikat sebagaimana dimaksud pada butir 2b maka LSPro PT. Penilai Standar Nasional harus melaksanakan koordinasi dengan LSPro penerima.
   7. Hanya sertifikat yang masih berlaku dan dicakup oleh ruang lingkup akreditasi LSPro PT. Penilai Standar Nasional yang dapat dialihkan. Sertifikat yang diterbitkan oleh LSPro PT. Penilai Standar Nasional yang ditunjuk oleh Kementerian/Lembaga sebagai pemilik skema namun lingkup tersebut tidak terakreditasi, maka tidak dapat ditransfer. LSPro penerima harus memperlakukannya sebagai klien baru.
   8. Transfer sertifikat yang diinisiasi oleh pemohon sebagaimana dimaksud pada butir c, maka pemohon harus mengajukan permohonan transfer sertifikasi kepada LSPro penerima yang terakreditasi dengan ruang lingkup yang sama dengan LSPro PT. Penilai Standar Nasional.
   9. LSPro PT. Penilai Standar Nasional harus memiliki perjanjian berkekuatan hukum dengan klien terkait dengan hak dan kewajiban masing – masing pihak apabila dilakukan transfer sertifikasi termasuk mengenai pembiayaan yang timbul akibat proses transfer sertifikasi.
   10. Dalam hal terjadi kondisi yang menyebabkan terjaadinya transfer sertifikasi sebagaimana dalam klausul 2, LSPro PT. Penilai Standar Nasional wajib memberitahukan kepada klien tersertifikasi terkait kondisi yang menyebabkan terjadinya transfer sertifikasi, serta meminta persetujuan klien tersertifikasi dalam memilih LSPro penerima. Klien tersertifikasi dapat memilih LSPro penerima dengan ruang lingkup akreditasi yang sesuai dan memenuhi ketentuan yang relevan sesuai skema sertifikasi yang dioperasikan.
   11. LSPro PT. Penilai Standar Nasional mengajukan permohonan transfer sertifikasi kepada LSPro penerima yang telah disetujui klien, LSPro PT. Penilai Standar Nasional harus menyampaikan seluruh dokumen dan rekaman sertifikasi klien tersertifikasi, serta informasi proses sertifikasi pada siklus berjalan. Permohonan harus disampaikan paling lambat 1 (satu) bulan sejak kondisi di klausul 2 terpenuhi.
   12. Untuk selanjutnya, LSPro PT. Penilai Standar Nasional dan LSPro penerima melakukan koordinasi terkait seluruh dokumen yang perlu untuk dilimpahkan atau hal-hal lain yang bersifat teknis agar proses transfer dapat berjalan dengan baik tanpa merugikan pihak manapun.
   13. Transfer sertifikat harus diselesaikan paling lambat dalam waktu 3 (tiga) bulan sejak tanggal permohonan transfer sertifikasi.
   14. Sedangkan transfer sertifikat sebagai akibat butir e maka LSPro PT. Penilai Standar Nasional akan mengikuti mekanisme yang ditentukan oleh regulator (Kementerian).
   15. LSPro PT. Penilai Standar Nasional dan LSPro penerima harus melaporkan hasil transfer sertifikasi kepada KAN dan/atau Regulator yang terkait dengan skema sertifikasi produk, proses dan jasa yang disertifikasi.